Email hayatınızın bir parçası olsun.

• Email kullanımı zor ama çok önemli bir araçtır.
• Emailleri düzgün bir şekilde yönettiğinizde daha üretken, daha proaktif olabilirsiniz.
• Emailleri hayatınızın bir parçası haline getirmek hayatınızı kolaylaştıracaktır.

Düzenli olun

• Email yollarken maillerinize mutlaka açıklayıcı bir konu başlığı ekleyin. Sadece konu başlığı ile ilgili içerikleri mailinizle birlikte yollayın.
• Eğer bir veya birkaç dosya ekleyecekseniz, maillerinizin mobil cihazlardan da açılacağını düşünerek her cihazda açılabilecek formatlarda göndermeye özen gösterin.
• Dosya boyutu çok büyük mailler göndermekten kaçının. Gönderdiğiniz dosyaları mümkünse arşivlemeden (.zip, .rar) gönderin.

5 dakika kuralı uygulayın

• Gün içinde onlarca email alıyoruz. Size gelen maillere mümkün olan en kısa sürede net cevaplar ile geri dönün. Yanıtlarınız kısa ve öz olsun. Aynı durum gönderdiğiniz mailler için de geçerli.
• Size gelen mailleri ıskalamamak için gelen kutunuzdaki tüm mailleri gözden geçirin.
• Geçmişe dair okunmamış maillerinizi temizleyerek bu işe başlayabilirsiniz.
• Gelen kutunuzun üstündeki baloncukta (3564 Okunmamış Mesaj) yazıyorsa beklediğiniz maili gözden kaçırma ihtimaliniz yükselir.

Posta kutunuzu gün sonunda tekrar kontrol edin.

• Gün içinde size gelen maillere hemen dönemeyeceğiniz durumlarda ilgilenmeniz gereken postaları okunmamış veya önemli olarak işaretlemeniz size zaman kazandırabilir.

Toplu mail göndermekten kaçının

• E-posta, potansiyel müşterilere ulaşmak ve akılda kalmak için mükemmel bir araçtır.
• Ağınızdaki kişileri, gerçekten keyif aldıklarını düşündüğünüz içeriğe ve kendinizi ve markanızı aynı anda bir kaynak olarak konumlandırın.
• Bu iş için kişiye doğrudan hitap edebileceğiniz profesyonel toplu mail araçları kullanın ya da reklam ajansınızdan destek alın.

Diğer kanalları açık tutun.

• Mail yolladığınız kişilere cevap yazarken diğer iletişim kanalarının da açık olduğunu ifade edin.
• Günümüzde ne yazık ki herkes verimli bir şekilde email kullanmıyor. Alternatif yollarla sizlere ulaşabileceklerini vurgulayın.
• Mümkünse bu tanımlamalar mail imzanızın içinde yer alsın.
• Bu başlığın anlamı Whatsapp gibi anlık mesajlaşma uygulamalarını emaile tercih etmek olmamalıdır.

Bilmediğiniz konuları bilen kişilere devredin.

• Bilgi sahibi olmadığınız konular hakkında cevap vermeye çalışmayın.
• Bütün cevaplara sahip olmamız mümkün değil. Egomuz bizi cevabı bulmak için zorlayabilir, ama gerçek şu ki, bunu yapmak zaman kaybı olabilir.
• Eğer okulunuzda, sorulan soruya sizden daha iyi cevap verebilecek bir kişi olduğunu biliyorsanız, cevabı o kişiye devredin.
• Devrederken konuyu kişiyi bilgi kısmına ekleyerek yapın.

Telefon kullanın.

• Email ne kadar etkili bir iletişim yolu olsa bile bazı durumlarda yetersiz kalabilir.
• Bu sebeple mail yazdığınız kişilere telefon ile ulaşabiliyor olmanız iletişiminizi kolaylaştıracaktır.