Email hayatınızın bir parçası olsun.

  • Email kullanımı zor ama çok önemli bir araçtır.
  • Emailleri düzgün bir şekilde yönettiğinizde daha üretken, daha proaktif olabilirsiniz.
  • Emailleri hayatınızın bir parçası haline getirmek hayatınızı kolaylaştıracaktır.

Düzenli olun

  • Email yollarken maillerinize mutlaka açıklayıcı bir konu başlığı ekleyin. Sadece konu başlığı ile ilgili içerikleri mailinizle birlikte yollayın.
  • Eğer bir veya birkaç dosya ekleyecekseniz, maillerinizin mobil cihazlardan da açılacağını düşünerek her cihazda açılabilecek formatlarda göndermeye özen gösterin.
  • Dosya boyutu çok büyük mailler göndermekten kaçının. Gönderdiğiniz dosyaları mümkünse arşivlemeden (.zip, .rar) gönderin.

 

5 dakika kuralı uygulayın

  • Gün içinde onlarca email alıyoruz. Size gelen maillere mümkün olan en kısa sürede net cevaplar ile geri dönün. Yanıtlarınız kısa ve öz olsun. Aynı durum gönderdiğiniz mailler için de geçerli.
  • Size gelen mailleri ıskalamamak için gelen kutunuzdaki tüm mailleri gözden geçirin.
  • Geçmişe dair okunmamış maillerinizi temizleyerek bu işe başlayabilirsiniz.
  • Gelen kutunuzun üstündeki baloncukta (3564 Okunmamış Mesaj) yazıyorsa beklediğiniz maili gözden kaçırma ihtimaliniz yükselir.

 

Posta kutunuzu gün sonunda tekrar kontrol edin.

  • Gün içinde size gelen maillere hemen dönemeyeceğiniz durumlarda ilgilenmeniz gereken postaları okunmamış veya önemli olarak işaretlemeniz size zaman kazandırabilir.

 

Toplu mail göndermekten kaçının

  • E-posta, potansiyel müşterilere ulaşmak ve akılda kalmak için mükemmel bir araçtır.
  • Ağınızdaki kişileri, gerçekten keyif aldıklarını düşündüğünüz içeriğe ve kendinizi ve markanızı aynı anda bir kaynak olarak konumlandırın.
  • Bu iş için kişiye doğrudan hitap edebileceğiniz profesyonel toplu mail araçları kullanın ya da reklam ajansınızdan destek alın.

 

Diğer kanalları açık tutun.

  • Mail yolladığınız kişilere cevap yazarken diğer iletişim kanalarının da açık olduğunu ifade edin.
  • Günümüzde ne yazık ki herkes verimli bir şekilde email kullanmıyor. Alternatif yollarla sizlere ulaşabileceklerini vurgulayın.
  • Mümkünse bu tanımlamalar mail imzanızın içinde yer alsın.
  • Bu başlığın anlamı Whatsapp gibi anlık mesajlaşma uygulamalarını emaile tercih etmek olmamalıdır.

 

Bilmediğiniz konuları bilen kişilere devredin.

  • Bilgi sahibi olmadığınız konular hakkında cevap vermeye çalışmayın.
  • Bütün cevaplara sahip olmamız mümkün değil. Egomuz bizi cevabı bulmak için zorlayabilir, ama gerçek şu ki, bunu yapmak zaman kaybı olabilir.
  • Eğer okulunuzda, sorulan soruya sizden daha iyi cevap verebilecek bir kişi olduğunu biliyorsanız, cevabı o kişiye devredin.
  • Devrederken konuyu kişiyi bilgi kısmına ekleyerek yapın.

 

Telefon kullanın.

  • Email ne kadar etkili bir iletişim yolu olsa bile bazı durumlarda yetersiz kalabilir.
  • Bu sebeple mail yazdığınız kişilere telefon ile ulaşabiliyor olmanız iletişiminizi kolaylaştıracaktır.